الشروط المرجعية
الإصدار 3.1 - 5 سبتمبر 2016
مقدمة
تم اقتراح لجنة حوكمة من قبل مجتمع AFRINIC في عام 2014 ، وتم تكرار الدعوة في اجتماع AFRINIC-22 في تونس في مايو 2015. يقوم مجلس الإدارة بإنشاء لجنة الحوكمة هذه استجابة لطلب المجتمع.
1. الغرض
لجنة الحوكمة AFRINIC هي لجنة دائمة الغرض منها تقديم المشورة لمجلس إدارة AFRINIC ، وعضوية AFRINIC ، والمجتمع ، بشأن مسائل الحوكمة.
2. المبادئ
يجب أن تعمل لجنة الحوكمة وفقًا للمبادئ التالية. يجب حل أي غموض في مكان آخر في هذه الشروط المرجعية لصالح هذه المبادئ.
2.1 تهدف لجنة الحوكمة إلى تقديم مشورة غير ملزمة ، وليس اتخاذ أي إجراء مباشر أكثر.
2.2 يجوز للجنة الحوكمة تنفيذ إجراءات إضافية ، مثل الحصول على المدخلات ، والمشاركة في المناقشات ، وإعداد التقارير عن عملها ، ونقل المشورة إلى الهدف المقصود.
2.3 يجب ألا تتدخل لجنة الحوكمة في الأعمال التفصيلية أو الإجراءات داخل أي لجنة ذات صلة بـ AFRINIC أو هيئات أخرى ، على الرغم من أنها قد تقدم المشورة العامة حول أنشطة هذه الهيئة
2.4 تقوم لجنة الحوكمة بتنفيذ أنشطتها بشفافية وبالتشاور مع المجتمع كلما كان ذلك مناسبًا.
3. النطاق
3.1 تشمل الأمور التي قد تقدم لجنة الحوكمة المشورة بشأنها ، على سبيل المثال لا الحصر:
3.1.1 الإطار القانوني لـ AFRINIC ، بما في ذلك مكان وطريقة تسجيل الشركة ؛
3.1.2. اللوائح الداخلية للشركة ؛
3.1.3 عملية انتخاب أعضاء مجلس الإدارة ، بما في ذلك متطلبات الأهلية وعملية الترشيح وعملية التصويت ، ولكن باستثناء الإجراءات داخل أي لجنة ترشيح أو لجنة انتخاب أو هيئة مماثلة ؛
3.1.4 عملية الانتخاب أو التعيين للأشخاص المعينين من قبل مجتمع AFRINIC أو العضوية أو مجلس الإدارة ، في أي لجان أو هيئات أخرى ، ولكن باستثناء الإجراءات الداخلية داخل أي لجنة ترشيح أو لجنة انتخابات أو هيئة مماثلة ؛
3.1.5 إنشاء وإزالة واختصاصات أي هيئات ذات صلة بـ AFRINIC ، بما في ذلك لجنة الحوكمة نفسها ، ولكن باستثناء مجلس الإدارة ، واستبعاد أي هيئات خارج نطاق لجنة الحوكمة ؛
3.1.6 الأداء العام لمجلس الإدارة أو أي هيئة مرتبطة بـ AFRINIC ؛
3.1.7 أي أمر يحيله الرئيس التنفيذي أو مجلس الإدارة إلى لجنة الحوكمة.
3.2 الأمور التالية صراحة خارج نطاق عمل لجنة الحوكمة:
3.2.1 تطوير سياسات لتخصيص موارد الأرقام ، لأنه يتم التعامل مع ذلك من قبل المجتمع في إطار عملية تطوير سياسة AFRINIC ؛
3.2.2 إجراءات داخلية محددة داخل مجلس الإدارة أو داخل أي هيئة ذات صلة بـ AFRINIC ؛
3.2.3 أي مسألة تتعلق بالموظفين أو العمليات ، ما لم تتم إحالة هذه المسألة إلى لجنة الحوكمة بموجب القسم 3.1.7.
4. القوى
4.1 يجب أن تكون المهمة الرئيسية وسلطة لجنة الحوكمة هي تقديم المشورة لمجلس الإدارة أو الأعضاء أو المجتمع بشأن أي مسائل تقع ضمن نطاقها.
4.2 يجب أن تكون المشورة من لجنة الحوكمة غير ملزمة ، ولكن يجب أخذها في الاعتبار على النحو الواجب من قبل مجلس الإدارة ، أو الأعضاء ، أو المجتمع ، حسب مقتضى الحال.
4.2.1 يجوز للجنة الحوكمة تقديم المشورة الرسمية إلى مجلس الإدارة ، بأي شكل معقول ؛ يتعين على مجلس الإدارة النظر في النصيحة في الوقت المناسب ، وإذا اختار المجلس عدم اتباعها ، فسيكون المجلس ملزمًا بنشر أسباب قراره.
4.2.2 يجوز للجنة الحوكمة تقديم المشورة الرسمية لأعضاء AFRINIC في شكل بيانات عامة ، أو في شكل قرارات مقترحة ؛ يجوز للأعضاء التصويت لقبول أو رفض أي قرار من هذا القبيل ، بنفس الطريقة التي يصوتون بها على قرارات أخرى.
4.2.3 قد تقدم لجنة الحوكمة مشورة رسمية كمدخلات في أي عملية مجتمعية ؛ من المتوقع أن ينظر المجتمع في مثل هذه النصائح بنفس الطريقة التي يأخذ بها في الاعتبار المشورة من مصادر أخرى.
4.3 قد تطلب لجنة الحوكمة من أي شخص مؤهل توجيه أي مشورة رسمية نيابة عنها ، بما في ذلك الحالات التي يبدو فيها أن اللوائح الداخلية أو أي إجراء آخر يمنع لجنة الحوكمة من تقديم المشورة مباشرة.
4.3.1 على سبيل المثال ، إذا رغبت لجنة الحوكمة في اقتراح قرار بموجب القسم 4.2.2 ، ولكن إذا كانت اللوائح تتطلب أن يتم اقتراح القرارات من قبل أعضاء AFRINIC ، فقد تطلب لجنة الحوكمة من عضو AFRINIC اقتراح القرار.
4.4 يجوز للجنة الحوكمة جمع المعلومات والتشاور مع المجتمع أو مجلس الإدارة أو المدير التنفيذي أو أي هيئة ذات صلة بـ AFRINIC ، والتشاور مع خبراء أو مستشارين خارجيين.
4.4.1 يجب أن تستجيب الهيئات الأخرى ذات الصلة بـ AFRINIC في وقت معقول لأي طلبات معلومات من لجنة الحوكمة.
5. العضوية
ستتألف لجنة الحوكمة من خمسة (5) أعضاء مصوتين ، وعضوين (2) غير مصوتين ، وستكون لها سكرتارية ، كما هو موضح بشكل كامل أدناه.
5.1. أعضاء مجلس الإدارة المعينون:
5.1.1 يقوم مجلس إدارة AFRINIC بتعيين عضوين (2) من أعضاء لجنة الحوكمة.
5.1.2 يجب أن يكون مكان الإقامة الرئيسي لجميع أعضاء المجلس المعينين في مناطق فرعية مختلفة من منطقة خدمة AFRINIC.
5.1.3 يعمل أعضاء مجلس الإدارة المعينون عادةً لمدة عامين (2) ، والتي يمكن تجديدها لأي عدد من المرات.
5.1.4 يجب ترتيب التعيينات بحيث يتم ، في العادة ، استبدال أو تجديد عضو واحد (1) من اثنين (2) من أعضاء مجلس الإدارة المعينين كل عام.
5.1.5 تبدأ الشروط عادة في 1 يناير وتنتهي في 31 ديسمبر.
5.1.6 كإجراء انتقالي ، في المرة الأولى التي يكون فيها تعيين ، يكون للعضوين (2) المعينين من قبل مجلس الإدارة مدد تنتهي في عامين (2) متتاليين.
5.1.7 لا يجوز لأي من أعضاء مجلس الإدارة المعينين أن يكون مديرًا لـ AFRINIC أو عضوًا في مجلس الحكماء AFRINIC أو موظفًا في AFRINIC.
5.1.8 يكون لكل عضو من أعضاء المجلس المعينين صوتًا متساويًا.
5.2. الأعضاء المنتخبون:
5.2.1 تنتخب عضوية AFRINIC ثلاثة (3) أعضاء في لجنة الحوكمة ، باستخدام إجراء مماثل للإجراء المستخدم لانتخاب أعضاء مجلس إدارة AFRINIC.
5.2.2 يجب أن يكون مكان الإقامة الرئيسي لجميع الأعضاء المنتخبين في مناطق فرعية مختلفة من منطقة خدمة AFRINIC.
5.2.3 يعمل الأعضاء المنتخبون عادة لمدة ثلاث (3) سنوات ، والتي يمكن تجديدها أي عدد من المرات.
5.2.4 يجب ترتيب الانتخابات بطريقة يتم فيها استبدال أو تجديد واحد (1) من الأعضاء الثلاثة (3) المنتخبين كل عام.
5.2.5 تبدأ الشروط عادة في 1 يناير وتنتهي في 31 ديسمبر.
5.2.6 كإجراء انتقالي ، في المرة الأولى التي يكون فيها انتخاب ، يكون للأعضاء الثلاثة (3) المنتخبين فترات تنتهي في ثلاث (3) سنوات متتالية.
5.2.7 لا يجوز لأي من الأعضاء المنتخبين أن يكون مدير AFRINIC أو موظف AFRINIC.
5.2.8 يكون لكل عضو منتخب صوت متساو.
5.3 مسؤولو مجلس الإدارة:
5.3.1 يقوم مجلس إدارة AFRINIC بتعيين عضو واحد (1) من مجلس إدارة AFRINIC كحلقة اتصال مع لجنة الحوكمة. لتجنب الشك ، يجوز لمجلس الإدارة تعيين الرئيس التنفيذي كمسؤول اتصال.
5.3.2 يجب أن يعمل منسق مجلس الإدارة لمدة لا تزيد عن سنة واحدة (1) ، والتي يمكن تجديدها لأي عدد من المرات.
5.3.3 يجب أن يكون لاتصال مجلس الإدارة الحق في المشاركة في جميع المسائل ولكن لا يجوز أن يكون لهم التصويت.
5.3.4 يجب على مسؤول الاتصال مع مجلس الإدارة تقديم تقرير إلى مجلس الإدارة بشأن جميع الأمور التي تمت مناقشتها من قبل لجنة الحوكمة.
5.4 مستشار قانوني:
5.4.1 يقوم مجلس إدارة AFRINIC بتعيين مستشار قانوني للجنة الحوكمة.
5.4.2 يجب أن يكون المستشار القانوني للجنة الحوكمة شخصًا مؤهلًا بشكل مناسب يشارك في تقديم المشورة القانونية المنتظمة إلى AFRINIC.
5.4.3 يجب على مجلس الإدارة مراجعة التعيين مرة واحدة على الأقل كل عام ، أو كلما كانت هناك تغييرات جوهرية في الطريقة التي تحصل بها AFRINIC على المشورة القانونية.
5.4.4 للمستشار القانوني الحق في المشاركة في جميع المسائل ولكن لا يحق له التصويت.
5.5 سكرتارية:
5.5.1 يقوم الرئيس التنفيذي بتعيين شخص واحد أو أكثر ليكونوا سكرتارية للجنة الحوكمة.
5.5.2 تقدم الأمانة المساعدة الإدارية ، ولكن الأشخاص الذين يشكلون جزءًا من الأمانة العامة لا يجب أن يكونوا أعضاء في لجنة الحوكمة.
6. الأجر
يعمل أعضاء لجنة الحوكمة على أساس تطوعي ، دون أجر ، باستثناء أنه يجوز دفع أجر للمستشار القانوني والأمانة العامة مقابل عملهم.
7. طرق العمل
7.1 تجتمع لجنة الحوكمة عبر الهاتف أو شخصيًا أربع مرات على الأقل في السنة.
7.2 تسعى لجنة الحوكمة إلى اتخاذ القرارات بالإجماع ، بدلاً من التصويت.
7.3 يكون لجميع الأعضاء المصوتين في لجنة الحوكمة أصوات متساوية في جميع المسائل.
7.4 قد يتم التصويت عن طريق الاقتراع السري أو النداء بالأسماء أو برفع الأيدي أثناء الاجتماع أو عن طريق البريد الإلكتروني أو الطرق الإلكترونية الأخرى في أي وقت.
7.4.1 تكون طريقة التصويت وفقًا لتقدير الرئيس أو الرئيس بالنيابة ، ولكن يحق لأي عضو له حق التصويت الإصرار على طريقة أقوى للتصويت. يعتبر رفع الأيدي أضعف طريقة ، ويعتبر الاقتراع السري أو ما يعادله إلكترونيًا أقوى طريقة.
7.5 تنتخب لجنة الحوكمة رئيسًا ونائبًا للرئيس في الاجتماع الأول كل عام ، أو عندما يكون هناك شاغر في هذين المنصبين. سوف يخدمون حتى الانتخابات التالية.
7.5.1 يجب أن يكون المقر الرئيسي للرئيس ونائب الرئيس في مناطق فرعية مختلفة من منطقة خدمة AFRINIC.
7.6 يكون النصاب القانوني لأي اجتماع خمسين بالمائة (51٪) من الأعضاء المصوتين.
7.7 إذا لم يكن الرئيس حاضرًا في الاجتماع ، فسيكون نائب الرئيس بمثابة الرئيس بالنيابة للاجتماع. إذا كان نائب الرئيس غائبًا أيضًا ، فيجوز لهؤلاء الأعضاء الحاضرين انتخاب رئيس بالنيابة للاجتماع.
7.8 إذا كان هناك في أي وقت أقل من أربعة (4) أعضاء مصوتين في لجنة الحوكمة ، فلا يجوز تقديم أي مشورة رسمية حتى يحين الوقت الذي يتم فيه زيادة عدد الأعضاء المصوتين إلى أربعة (4) على الأقل.
7.9 يجوز للأعضاء المعينين حديثًا الذين لم تبدأ ولايتهم بعد حضور الاجتماعات ، لكن لن يكون لهم حق التصويت.
7.10 تقوم لجنة الحوكمة باستشارة المجتمع كلما كان ذلك معقولاً.
7.11 تنظر لجنة الحوكمة على النحو الواجب في أي مشورة من المستشار القانوني.
7.12 تقوم لجنة الحوكمة بإبلاغ المجتمع بانتظام بأنشطتها ، وتنشر محاضر الاجتماعات ، وتنشر على الفور أي مشورة رسمية بالإضافة إلى أسباب المشورة.
7.13. أعضاء لجنة الحوكمة الذين لديهم تضارب في المصالح ، أو الذين يمكن أن ينظر إليهم بشكل معقول أن لديهم تضارب في المصالح ، يجب أن ينفصلوا عن التصويت على قضايا النزاع ، ولن تحسب أصواتهم في عدد أعضاء المؤهلين للتصويت
7.13.1. على سبيل المثال ، يجب على أي أعضاء في لجنة الحوكمة يكونون أيضًا أعضاء في لجنة الترشيح أن يعتزلوا عندما تصوت لجنة الحوكمة بناءً على مشورة تتعلق بالانتخابات.
7.14. يفضل الموافقة على النصيحة الرسمية من لجنة الحوكمة بالإجماع التام ، ولكن يمكن الموافقة عليها بتصويت يكون فيه ما لا يقل عن خمس ستين في المئة (65 ٪) موافقة ، لا يزيد عن 20٪ من المعارضين وليس أكثر من (30٪) لا يمتنعون عن التصويت أو يخفقون في التصويت.
7.14.1. يتم حساب عتبات التصويت هذه من عدد أعضاء التصويت المؤهلين في لجنة الحوكمة ، ويستبعد هذا العدد الأعضاء الذين يرفضون أنفسهم بسبب تضارب المصالح ولكن يجب أن يشمل الأعضاء الذين تغيبوا عن الاجتماع.
7.14.2. على سبيل المثال ، إذا كان هناك خمسة (5) أعضاء مؤهلين في لجنة الحوكمة ، فيجب أن يكون هناك أربعة (4) أصوات على الأقل (أي أكثر من 65٪ من 5 أعضاء) ، لا يزيد عن صوت واحد (1) لا يوجد تصويت (وهو بالضبط 20٪ من 5 أعضاء) ، ولا يمتنع أكثر من واحد (1) عن التصويت أو عدم التصويت (أي أقل من 30٪ من 5 أعضاء).
7.15 في الأمور الأخرى بخلاف المشورة الرسمية ، يمكن الموافقة على إجراءات لجنة الحوكمة بالإجماع أو بأغلبية الأصوات.
8. عزل أعضاء لجنة الحوكمة
يجوز عزل أي عضو في لجنة الحوكمة ، بما في ذلك أي عضو اتصال أو غير مصوت ، يتغيب عن اجتماعين متتاليين دون سبب وجيه ، من قبل نفس الهيئة التي عينت أو انتخبت ذلك العضو أو جهة الاتصال ، أو بتصويت ثلثي ( ⅔) الأغلبية العظمى من الأعضاء الآخرين المصوتين في لجنة الحوكمة.
9. ملء الشواغر العرضية
عندما ينشأ شاغر لأي سبب بخلاف انتهاء المدة العادية ، يجب على نفس الهيئة التي عينت أو انتخبت عضوا للمنصب الشاغر أن تعين أو تنتخب بديلا في أقرب وقت مناسب. يجب أن يعمل هذا العضو البديل حتى نهاية المدة الأصلية فقط.
10. حل لجنة الحوكمة
يجوز حل لجنة الحوكمة بقرار من مجلس الإدارة ، ولكن فقط بعد صدور قرار عادي من عضوية AFRINIC في الاجتماع السنوي للأعضاء العام يطلب من مجلس الإدارة اتخاذ مثل هذا الإجراء.
