حسب القسم 5.5.1.14 من الاجتماع التحضيري للمؤتمر، يجب على LIR الاحتفاظ بسجلات لأي مستندات تتعلق بالمهام والتخصيصات الفرعية للمستخدمين النهائيين والحفاظ عليها.
هناك حاجة للرجوع إليها في المستقبل عند تقييم الطلبات من نفس المنظمة ولأي عمليات تدقيق تجريها AFRINIC. يجب الاحتفاظ بهذه المستندات إلكترونيًا لتسهيل الوصول إليها. من المستحسن أن تتضمن هذه السجلات على سبيل المثال لا الحصر:
تشير البيانات الإلكترونية إلى المعلومات المحفوظة على أنظمة تكنولوجيا المعلومات ، بناءً على البيانات في الوقت الفعلي ويمكن التحقق منها. يمكن إجراء التحقق من قِبل مضيفي البرامج ، ويُطلب من العضو إظهار الاستخدام في الوقت الفعلي في جلسة بعيدة.
من التجربة ، فإن معظم أعضاء AFRINIC من الفئة المتوسطة وما فوق لديهم نظام مطبق لتوفير هذه البيانات. يوصى بالأعضاء الذين يستخدمون تطبيقاتهم الخاصة للتأكد من أن لديهم لوحة معلومات (أو طريقة أخرى) تمكنهم من إظهار البيانات. هذا لضمان عدم العبث "بالبيانات الإلكترونية" ، فقط لإثبات استخدام 90٪ من المخصصات الحالية.
يحتفظ AFRINIC Hostmasters بالحق في إيقاف تقييم طلب مورد إضافي ، إذا اكتشفوا أنه يتم تقديم معلومات احتيالية. قد يقوم مديرو المضيف ، بعد التشاور مع الإدارة والفريق القانوني AFRINIC ، بإجراء تدقيق كامل لعضو المورد.