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Lignes directrices et procédures du groupe de travail sur l'élaboration des politiques v2

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1.0 Introduction

Le groupe de travail sur l'élaboration des politiques (PDWG) fournit un forum public ouvert pour discuter des politiques de gestion des ressources des numéros Internet et des sujets connexes intéressant AFRINIC et la communauté Internet dans la région de service AFRINIC. Les sessions du PDWG ont lieu lors des réunions de politique publique d'AFRINIC. Entre les réunions, les discussions se poursuivent via la liste de diffusion des discussions sur la politique des ressources. Le PDWG est ouvert à toutes les personnes intéressées.

Ce document sert de guide sur le fonctionnement du groupe de travail. Il définit des rôles et des responsabilités clairs pour les présidents et des procédures claires pour l'administration du groupe de travail.

Chaises 2.0

Le Groupe de travail sur l'élaboration des politiques est principalement administré par deux présidents. Les présidents des GT jouent un rôle essentiel dans la gestion du groupe de travail. L'efficacité du PDWG dépend de la participation active des présidents. Les présidents du PDWG entreprennent leur travail sur une base volontaire.

Les deux présidents coordonnent les activités du groupe de travail sur l'élaboration des politiques et devraient assister à toutes les réunions des politiques publiques d'AFRINIC. Ils doivent rester abonnés à la liste de diffusion AFRINIC Policy Discussion (Cette adresse e-mail est protégée du spam. Vous devez activer Javascript pour la voir.) pour la durée de leur mandat et doivent également être inscrits à la liste de diffusion des membres AFRINIC pendant leur mandat.

Pour chaque proposition de politique, un président doit être nommé comme contact principal; les deux doivent cependant participer activement à la recherche d'un consensus. Le président principal de la proposition décrite ci-dessus guidera la proposition de politique à travers ses différentes phases.

2.1 Responsabilités des présidents du PDWG

Les responsabilités des présidents AFRINIC PDWG sont énumérées ci-dessous:

2.1.1 Avant une réunion de politique publique d'AFRINIC

  • Introduire une proposition de politique dans la phase d'adoption
  • Annoncer des propositions de politique à la liste de diffusion de discussion de politique
  • Découragez tout comportement qui compromet la participation ouverte aux discussions sur les politiques, en particulier pour les nouveaux arrivants.
  • Surveiller et modérer les discussions sur la liste de diffusion des discussions sur les politiques d'AFRINIC ( Cette adresse e-mail est protégée du spam. Vous devez activer Javascript pour la voir.)
  • Annoncer l'appel à la présentation de propositions de politiques pour les réunions de politique publique sur la liste de diffusion des discussions politiques
  • Lire les propositions soumises
  • Restez abonné à AFRINIC RPD et aux listes de discussion des membres pendant leur mandat.
  • Lors de la réunion des politiques publiques d'AFRINIC, lisez les diapositives des initiateurs pour vous familiariser avec les détails et vous assurer qu'ils correspondent au texte de la proposition. En cas de différence, la soumission d'une version mise à jour de la proposition sur la liste rpd pour informer le groupe de travail est requise, même si ces modifications ne seront pas prises en compte.
  • Créez des diapositives de présentation de l'ordre du jour pour la réunion avec le personnel d'AFRINIC.
  • Guider le processus de recherche d'un consensus; annoncer la phase actuelle d'une proposition de politique.
  • Lire le procès-verbal de la réunion des politiques publiques d'AFRINIC et apporter les corrections nécessaires
  • Présenter le rapport du groupe de travail sur la discussion des politiques à la réunion des politiques publiques d'AFRINIC.
  • Aider les présentateurs de propositions de politique avec les demandes d'assistance voyage.

2.1.2 Après une réunion de politique publique

  • Envoyer un rapport de la réunion des politiques publiques à la communauté et des listes de diffusion des discussions sur les politiques, y compris les résultats des discussions sur les propositions de politiques et les actions ouvertes.
  • Surveiller et modérer les discussions pendant la phase finale de la période de commentaires.
  • Résumez les discussions et, après la fin de l'appel à commentaires, affichez la décision quant à savoir si la proposition a atteint un consensus approximatif ou non.

2.1.3 Lors d'une réunion de politique publique

  • Présider la réunion de politique publique et animer les discussions.
  • Déterminez si les propositions ont obtenu suffisamment de service d'assistance pour passer à la phase finale.
  • Surveillez les discussions à distance dans les salons de discussion lors de la réunion des politiques publiques d'AFRINIC
  • Présenter le rapport du groupe de travail sur la discussion des politiques à la réunion des politiques publiques d'AFRINIC.

 

2.2. Élection des présidents

La communauté AFRINIC élit les présidents des groupes de travail sur l'élaboration des politiques pour un mandat de deux ans. L'élection des deux présidents a lieu tous les deux ans. L'AFRINIC NomCom nomme les présidents du PDWG selon le processus suivant:

Le personnel d'AFRINIC envoie un appel à candidatures à la liste de diffusion de l'élaboration des politiques ( Cette adresse e-mail est protégée du spam. Vous devez activer Javascript pour la voir.). L'appel contiendra:

  • Détails des fonctions du poste.
  • La date de clôture des candidatures; 30 jours à compter de la date de l'appel.
  • Une demande pour une courte biographie et une description des candidats.
  • Une exigence selon laquelle les candidats au poste de président doivent être actifs sur la liste de diffusion des politiques d'AFRINIC et doivent avoir assisté à au moins deux (2) réunions des politiques publiques d'AFRINIC,
  • Une exigence pour les candidats de confirmer leur capacité et leur volonté de s'engager dans les responsabilités associées au poste de président.

Si au moins une candidature est reçue à la date de clôture, une élection doit avoir lieu. L'élection doit avoir lieu lors de la prochaine réunion de politique publique en tant que premier point à l'ordre du jour.

Les candidats seront invités à prononcer un bref discours. Le vote aura lieu par un vote à main levée.

Seuls les candidats présents à la réunion de politique publique seront inclus dans le vote.

 

2.3. Retirer une chaise

Si le président du PDWG n'assiste pas à une réunion sur deux consécutives de politique publique de l'AFRINIC, le président sera démis de ses fonctions. Le processus d'élection d'un remplaçant commencera alors. Toute personne peut demander le rappel d'un président de groupe de travail à tout moment, sur demande écrite et justifiée au Conseil d'administration d'AFRINIC. La demande doit être appuyée par au moins dix (10) autres personnes. Le conseil d'administration de l'AFRINIC nommera un comité de rappel, à l'exclusion des personnes demandant le rappel et du président du groupe de travail. Le comité de rappel doit enquêter sur les circonstances de la demande de rappel et déterminer le résultat. Si le résultat est que le président du groupe de travail doit être rappelé, le processus d'élection d'un président de remplacement commencera.

2.4. Démission d'un président

Si un président du PDWG démissionne, le président restant assumera le rôle de président du groupe de travail jusqu'à la prochaine réunion de politique publique assistée par le personnel d'AFRINIC. Au moins 30 jours avant la réunion de politique publique, l'AFRINIC NomCom entamera les procédures d'élection du nouveau président.
Si les deux présidents démissionnent, le PDG d'AFRINIC dirigera la nomination par le groupe de travail d'un président intérimaire via la liste de diffusion ou lors de la réunion de politique publique. Le président par intérim agira jusqu'à l'élection du nouveau président et sera assisté par le personnel d'AFRINIC.

 

3.0 Groupe de travail sur les opérations (PDWG)

3.1 Modération des discussions et des séances des groupes de travail

Le défi de la gestion des sessions du groupe de travail sur l'élaboration des politiques est de trouver un équilibre entre la nécessité d'un examen ouvert et équitable des questions et la nécessité de progresser. Le groupe de travail, dans son ensemble, a la responsabilité finale de trouver cet équilibre. Les présidents des groupes de travail ont la responsabilité de superviser le processus.
Pour faciliter les progrès futurs, les présidents des groupes de travail pourraient décider de rejeter ou de différer les contributions d'un individu, sur la base des critères suivants:

Vieux:
L'entrée se rapporte à un sujet qui a déjà été résolu et est redondant avec des informations précédemment disponibles;

Mineure:
L'entrée est nouvelle et se rapporte à un sujet qui a déjà été résolu, mais elle est jugée d'importance mineure dans la décision existante;

Timing:
La contribution porte sur un sujet que le groupe de travail n'a pas encore ouvert à la discussion;

Portée:
La contribution sort du cadre du groupe de travail.

 

3.2 Comportements individuels

À l'occasion, une ou plusieurs personnes peuvent adopter un comportement sur une liste de diffusion qui, de l'avis du président du GT, perturbe le processus du GT. À moins que le comportement perturbateur ne soit suffisamment grave pour qu'il doive être arrêté immédiatement, le président du GT devrait tenter de décourager le comportement perturbateur en communiquant directement avec la personne fautive. Si le comportement persiste, le président du GT devrait envoyer au moins un avertissement public sur la liste de diffusion RPD. 

En dernier recours et généralement après un ou plusieurs avertissements explicites, le président du GT peut suspendre les privilèges d'affichage de la liste de diffusion de la personne perturbatrice pour une période ne dépassant pas 30 jours. Même si les privilèges de publication sont suspendus, la personne ne doit pas être empêchée de recevoir des messages publiés dans la liste. Comme toutes les autres décisions du président du GT, toute suspension des privilèges d'affichage est susceptible d'appel.

 

3.3. Réunion de politique publique

Une réunion de politique publique est une réunion ouverte à la communauté où les propositions de politiques sont discutées dans le cadre du processus d'élaboration des politiques (PDP)

L'ordre du jour de la réunion sera annoncé par les présidents du PDWG sur la liste de diffusion Discussion sur la politique des ressources au moins deux semaines avant la réunion. Aucune modification ne peut être apportée à une proposition de politique dans la semaine suivant la réunion. Ceci afin qu'une version stable de la proposition de politique puisse être considérée lors de la réunion.

Les présidents des GT déterminent si un consensus approximatif a été atteint lors de la réunion sur les politiques publiques.

Lorsqu'une proposition de politique a atteint la phase d'examen, elle est inscrite à l'ordre du jour d'une réunion publique sur les politiques publiques.

Si un président ne peut pas participer à la réunion, le deuxième président dirigera la réunion avec l'aide du personnel d'AFRINIC.

Si les deux présidents ne peuvent pas participer aux réunions, le groupe de travail nommera une (1) personne assistée par un membre du personnel d'AFRINIC pour animer la session.

Bien que la discussion ouverte et la contribution soient essentielles au succès du groupe de travail, les présidents sont responsables d'assurer les progrès futurs. Lorsque le GT l'accepte, les présidents peuvent demander une participation restreinte (mais pas une participation restreinte!) Aux réunions de politique publique afin de réaliser des progrès. Les présidents des groupes de travail ont alors la responsabilité de refuser d'accorder la parole à toute personne qui n'est pas préparée. ou couvrir autrement du matériel inapproprié, ou qui, de l'avis des présidents, perturbe le processus du GT.

 

Consensus 3.4

Le groupe de travail prend ses décisions par consensus tel que défini dans le PDP

 

4.0 Appels

Suspension des privilèges d'affichage

Toute personne dont les privilèges de publication sur la liste de diffusion de la discussion sur la politique des ressources ont été suspendus par les présidents des groupes de travail peut faire appel de la décision auprès du comité d'appel défini dans le PDP. Le comité d'appel doit enquêter sur les circonstances de la justification prescrite et déterminer le résultat dans les 15 jours suivant l'enregistrement de l'appel. La décision du comité d'appel est définitive.

 

5.0 Aide au voyage pour les initiateurs de politiques ou les présentateurs

Si les présidents déterminent qu'un auteur de proposition de politique a besoin d'aide pour se déplacer afin d'assister à la réunion de politique publique, les présidents peuvent soulever la question avec le président du conseil d'administration d'AFRINIC qui peut poser une demande au PDG d'AFRINIC. Le PDG décide à sa discrétion si l'assistance peut être fournie et dans quel format.

 

6.0 Historique des révisions

09/11/2017: Version 1.0 soumise avec la version 2 de la proposition PDP-BIS

09/06/2019: Version 2.0 soumise avec la version 5 de la proposition PDP-BIS

 

 

Ancienne version (1)

Nouvelle version (2)

2.1.1 Avant une réunion de politique publique d'AFRINIC

  • Introduire une proposition de politique dans la phase d'adoption 
  • Annoncer des propositions de politique à la liste de diffusion de discussion de politique
  • Décourage tout comportement qui compromet la participation ouverte aux discussions politiques, en particulier pour les nouveaux arrivants.
  • Suivi et discussions modérées sur la liste de diffusion des discussions sur les politiques d'AFRINIC ( Cette adresse e-mail est protégée du spam. Vous devez activer Javascript pour la voir.)
  • Annonce l'appel à la présentation de propositions de politiques pour les réunions de politique publique sur la liste de diffusion des discussions sur les politiques,
  • Lire les propositions soumises
  • Restez abonné aux listes AFRINIC RPD et de discussion des membres pendant son mandat.
  • À la réunion des politiques publiques d'AFRINIC
  • Lisez les diapositives des initiateurs pour vous familiariser avec les détails et vous assurer qu'ils correspondent au texte de la proposition. En cas de divergence, la soumission d'une version mise à jour de la proposition sur la liste rpd pour informer le groupe de travail est requise, même si ces modifications ne seront pas prises en compte.
  • Créez des diapositives de présentation de l'ordre du jour pour la réunion avec le personnel d'AFRINIC.
  • Guider le processus de mesure du consensus; annonce la phase actuelle d'une proposition de politique.
  • Lire le procès-verbal de la réunion des politiques publiques d'AFRINIC et apporter les corrections nécessaires 
  • Présenter le rapport du groupe de travail sur la discussion des politiques à la réunion des politiques publiques d'AFRINIC.

2.1.1 Avant une réunion de politique publique d'AFRINIC 

  • Introduire une proposition de politique dans la phase d'adoption
  • Annoncer des propositions de politique à la liste de diffusion de discussion de politique 
  • Décourage tout comportement qui compromet la participation ouverte aux discussions politiques, en particulier pour les nouveaux arrivants.
  • Suivi et discussions modérées sur la liste de diffusion des discussions sur les politiques d'AFRINIC Cette adresse e-mail est protégée du spam. Vous devez activer Javascript pour la voir.)
  • Annonce l'appel à la présentation de propositions de politiques pour les réunions de politique publique sur la liste de diffusion des discussions sur les politiques,
  • Lire les propositions soumises
  • Restez abonné aux listes AFRINIC RPD et de discussion des membres pendant son mandat.
  • Lors de la réunion de politique publique d'AFRINIC, lisez les diapositives des initiateurs pour vous familiariser avec les détails et vous assurer qu'ils correspondent au texte de la proposition. En cas de divergence, la soumission d'une version mise à jour de la proposition sur la liste rpd pour informer le groupe de travail est requise, même si ces modifications ne seront pas prises en compte.
  • Créez des diapositives de présentation de l'ordre du jour pour la réunion avec le personnel d'AFRINIC.
  • Guider le processus de mesure du consensus; annonce la phase actuelle d'une proposition de politique.
  • Lire le procès-verbal de la réunion des politiques publiques d'AFRINIC et apporter les corrections nécessaires
  • Présenter le rapport du groupe de travail sur la discussion des politiques à la réunion des politiques publiques d'AFRINIC.
  • Assister le présentateur de proposition de politique avec une demande d'assistance voyage.

2.1.3 Lors d'une réunion de politique publique

  • Présider la réunion de politique publique et animer les discussions
  • Déterminer si un consensus approximatif a été atteint lors de la réunion de politique publique
  • Surveillez les discussions à distance dans les salons de discussion lors de la réunion des politiques publiques d'AFRINIC
  • Présenter le rapport du groupe de travail sur la discussion des politiques à la réunion des politiques publiques d'AFRINIC.

2.1.3 Lors d'une réunion de politique publique

  • Présider la réunion de politique publique et animer les discussions
  • Déterminez si les propositions ont obtenu suffisamment de service d'assistance pour passer à la phase finale.
  • Surveillez les discussions à distance dans les salons de discussion lors de la réunion des politiques publiques d'AFRINIC
  • Présenter le rapport du groupe de travail sur la discussion des politiques à la réunion des politiques publiques d'AFRINIC.
 

5.0 Aide au voyage pour les initiateurs de politiques ou les présentateurs

Si les présidents déterminent qu'un orateur d'une proposition de politique a besoin d'aide pour se déplacer afin d'assister à la réunion des politiques publiques, les présidents peuvent soulever la question auprès du président du conseil d'administration d'AAFRINIC, qui peut présenter une demande au PDG d'AFRINIC. Le PDG décide à sa discrétion si une assistance peut être fournie et dans quel format.

 

 

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