Directives et procédures du groupe de travail PDP (WG) (Draft-5) Archivé

3.3 Le Groupe de travail sur l'élaboration des politiques (PDWG)

Le groupe de travail sur l'élaboration des politiques (PDWG) examine les propositions. Tout le monde peut participer via Internet ou en personne. Le travail du PDWG est effectué par le biais de la liste de diffusion Resource Policy Discussion (rpd sur afrinic.net) et des réunions semestrielles sur les politiques publiques d'AFRINIC (PPM). Toute personne participant en personne ou à distance est considérée comme faisant partie du groupe de travail sur l'élaboration des politiques.

Le Groupe de travail sur l'élaboration des politiques a deux présidents pour s'acquitter de ses fonctions administratives. Les présidents du PDWG sont choisis par la communauté AFRINIC lors de la réunion de politique publique et ont des mandats échelonnés de deux ans. Le mandat prend fin lors de la première réunion d'orientation publique, correspondant à la fin du mandat pour lequel ils ont été nommés. Un mandat peut commencer ou se terminer au plus tôt le premier jour de la réunion de politique publique et au plus tard le dernier jour de la réunion de politique publique, tel que déterminé d'un commun accord entre le président actuel et le nouveau président.

Si le président du groupe de travail n'est pas en mesure de remplir son mandat complet, le groupe de travail peut choisir un remplaçant pour le reste du mandat. Si les présidents des groupes de travail ne sont pas en mesure d'assister à la réunion de politique publique, le groupe de travail nommera un président pour la séance. Toute personne présente à la réunion, que ce soit en personne ou à distance, peut participer au processus de sélection d'un président temporaire.

3.3 Introduction

Le groupe de travail sur l'élaboration des politiques (PDWG) fournit un forum public ouvert où les propositions de politiques pour une utilisation appropriée et responsable et la gestion des numéros Internet sont discutées.

Les sessions du PDWG ont lieu lors des réunions de politique publique d'AFRINIC. Entre les réunions, les discussions se poursuivent via la liste de diffusion des discussions sur la politique des ressources. Le PDWG est ouvert à toutes les personnes intéressées.

Ce document sert de lignes directrices sur la façon dont le groupe de travail doit fonctionner. Il définit des rôles et des responsabilités clairs pour les coprésidents du PDWG et des procédures claires pour l'administration du groupe de travail.

3.3.1 Coprésidents

Deux coprésidents du PDWG administrent principalement le groupe de travail sur l'élaboration des politiques. Les coprésidents du PDWG jouent un rôle essentiel dans la gestion du groupe de travail. L'efficacité du PDWG dépend de la participation active des coprésidents. Les coprésidents du PDWG s'acquittent de leurs fonctions à titre bénévole.

Les coprésidents coordonnent les activités du groupe de travail sur l'élaboration des politiques et doivent assister à toutes les réunions de politique publique d'AFRINIC. Ils doivent rester abonnés à la liste de diffusion AFRINIC Policy Discussion pendant toute la durée de leur mandat et doivent également être abonnés à la liste de diffusion AFRINIC Members-Discuss pendant leur mandat.

Pour chaque proposition de politique, un coprésident doit être désigné comme contact principal ; cependant, les deux coprésidents doivent participer activement à la recherche du consensus. Le coprésident principal de la proposition, tel que décrit ci-dessus, guidera la proposition de politique à travers les différentes phases du PDP.

3.3.2 Responsabilités des coprésidents du PDWG

La responsabilité des coprésidents englobe au moins les éléments suivants:

• Assurer la gestion des processus et du contenu des groupes de travail

Les coprésidents ont la responsabilité ultime de s'assurer que le groupe de travail progresse. Les coprésidents sont également responsables de s'assurer que le groupe de travail fonctionne de manière ouverte et équitable.

• Modérer la liste de diffusion de discussion sur la politique de ressources

Les coprésidents devraient tenter de s'assurer que les discussions sur la liste sont pertinentes et qu'elles convergent vers des accords consensuels. Les coprésidents doivent s'assurer que les discussions sur la liste sont résumées et que le résultat est bien documenté pour éviter les répétitions et autres abus.

• Organiser, préparer et présider les réunions formelles du groupe de travail en face à face et en ligne

Les responsabilités des coprésidents sont énumérées ci-dessous:

3.3.2.1 Avant une réunion de politique publique d'AFRINIC

1. Aider les auteurs avec la proposition de formatage
2. Présenter des propositions de politique à la liste de diffusion de discussion sur les politiques
3. Décourager tout comportement qui compromet la participation ouverte aux discussions politiques, en particulier pour les nouveaux arrivants.
4. Surveiller et modérer les discussions tenues sur la liste de diffusion de discussion politique AFRINIC.
5. Annoncer l'appel pour la présentation de propositions de politique pour les réunions de politique publique sur la liste de diffusion de discussion politique 
6. Lire les diapositives de présentation pour se familiariser avec les détails et s'assurer qu'ils correspondent au texte des propositions. En cas de différence, la soumission d'une version mise à jour de la proposition sur la liste de diffusion pour informer le groupe de travail est requise, même si ces modifications ne seront pas prises en compte.
7. Créez des diapositives de présentation de l'ordre du jour pour la réunion avec le personnel d'AFRINIC.
8. Guider le processus de recherche de consensus; annoncer l'état actuel d'une proposition de politique.
9. Lisez les procès-verbaux de la réunion de politique publique d'AFRINIC et apportez les corrections nécessaires.
10. Présenter le rapport du groupe de travail sur la discussion des politiques à la réunion des politiques publiques d'AFRINIC.

3.3.2.2. Lors d'une réunion de politique publique

1. Présider la réunion de politique publique et animer les discussions.
2. Déterminez si les propositions ont obtenu suffisamment de soutien pour passer à la phase suivante.
3. Surveillez les discussions à distance dans les salons de discussion lors de la réunion des politiques publiques d'AFRINIC
4. Présenter le rapport du groupe de travail sur la discussion des politiques à la réunion des politiques publiques d'AFRINIC.

3.3.2.3. Après une réunion de politique publique

1. Envoyez un rapport de la réunion de politique publique à la communauté et aux listes de diffusion de discussion politique, y compris les résultats de la discussion sur la proposition de politique et les points d'action ouverts.
2. Surveiller et modérer les discussions pendant la période de la phase du dernier appel.
3. Résumez les discussions et, après la fin du dernier appel, affichez la décision indiquant si la proposition a atteint ou non un consensus.
4. Soumettre le rapport de ratification de la proposition de politique au conseil d'administration d'AFRINIC.

3.3.3. Nomination des coprésidents du PDWG 

Le groupe de travail nomme deux coprésidents pour un mandat de deux ans. Les nominations des coprésidents ont lieu une année sur deux pour chaque siège (siège1 et siège2). Le groupe de travail prend ses décisions par consensus et nomme également les coprésidents par consensus. Les élections devraient être utilisées comme une solution de dernier recours. La nomination pour chaque siège suit le processus suivant :

Au moins 60 jours avant la réunion de politique publique, le personnel d'AFRINIC envoie un appel à candidatures à la liste de diffusion pour l'élaboration des politiques. L'appel contiendra :

• Détails du poste de coprésident à pourvoir (siège1 ou siège2)
• Détails des fonctions du poste.
• La date de clôture des candidatures ; est de 30 jours à compter de la date de l'appel.

Toute personne physique résidant dans un pays de la région de service AFRINIC est autorisée à faire du bénévolat.

Les volontaires se font connaître en se présentant (courte biographie et motivation) comme candidat sur la liste de diffusion du groupe de travail.

[ Les candidats au poste de coprésident doivent être connus comme des participants actifs sur la liste de diffusion du groupe de travail avec une bonne expérience des processus d'élaboration de politiques AFRINIC, qui sont facilement appris par une participation active au groupe de travail et en particulier en servant d'éditeur de document ou auteur.

Ils doivent avoir assisté à au moins quatre (4) réunions des six (6) dernières réunions de politique publique, dont une doit être en personne. Les six réunions sont les réunions les plus récentes qui se sont terminées avant la date à laquelle la sollicitation de bénévoles est soumise sur la liste des discussions sur la politique des ressources.]

Le processus de nomination commence si au moins une candidature est reçue à la date de clôture. La nomination doit avoir lieu lors de la prochaine réunion de politique publique en tant que premier point à l'ordre du jour. Les personnes présentes à la séance, en personne ou à distance, détermineront par consensus parmi les candidats qui occuperont le poste disponible. Le président restant déterminera si un consensus a été atteint. Si le groupe de travail se retrouve sans coprésident, le PDG d'AFRINIC dirigera le processus de consensus.

Si un seul candidat est évalué, l'absence de consensus doit déclarer le siège vacant. Le conseil d'administration nomme un coprésident par intérim dans les deux semaines suivant la PPM. Le coprésident par intérim agira jusqu'à la nomination du nouveau coprésident.

Si aucun consensus ne peut être atteint et que plus d'un candidat est évalué, un scrutin secret en ligne pour nommer le nouveau coprésident aura lieu dans les deux semaines suivant la PPM. Le scrutin secret sera ouvert aux anciens coprésidents du PDPWG, aux anciens présidents du conseil d'administration et aux anciens PDG qui ont terminé au moins un mandat et n'ont pas été rappelés. Ceux qui ont occupé plusieurs postes auront droit à une voix. Les votes et le dépouillement doivent être effectués en utilisant une méthode de vote préférentielle classée, autrement connue sous le nom d'IRV. Le gagnant du scrutin secret deviendra le nouveau coprésident.

Dans le cas improbable où, après tous les tours de dépouillement du scrutin, il y aurait égalité entre les deux (2) candidats les mieux classés, il leur sera demandé d'en choisir un parmi eux pour servir le mandat par consensus. Le siège est déclaré vacant à défaut d'accord entre les deux derniers.

Si le scrutin secret ne peut avoir lieu, le siège est déclaré vacant. Le conseil d'administration nommera des coprésidents par intérim. Le(s) coprésident(s) intérimaire(s) agiront jusqu'à la nomination du ou des nouveaux coprésident(s).

La sortie du coprésident comprend une période de passation de pouvoir et l'attente que le président en exercice suive les propositions, qui ont déjà fait l'objet d'un consensus, jusqu'à l'achèvement de leur cycle PDP.

3.3.4. Rappel d'un coprésident

Si le coprésident n'assiste pas à deux réunions consécutives de politique publique d'AFRINIC sans raison ou a été publiquement signalé par l'autre coprésident comme ne s'occupant plus des affaires du groupe de travail sans raison, le coprésident sera démis de ses fonctions.

Toute personne peut demander le rappel d'un coprésident d'un groupe de travail à tout moment sur demande écrite motivée au conseil d'administration d'AFRINIC. Au moins dix (10) autres personnes de dix (10) organismes différents doivent appuyer la demande. Ces personnes doivent être inscrites à la liste de diffusion du groupe de travail depuis au moins un (01) an et avoir assisté à au moins une (1) réunion de politique publique AFRINIC au cours des deux (2) dernières années, en personne ou à distance.

Une demande de rappel doit être publiée sur la liste de diffusion du groupe de travail

Chaque fois qu'il y a une demande de révocation d'un coprésident, le conseil doit former un comité de révocation composé d'un (01) membre du CdE nommé par le CdE, d'un (01) membre du comité de gouvernance (CG) nommé par le CG et d'un (01) ) membre de la communauté désigné par le conseil d'administration.

Le comité de rappel doit enquêter sur les circonstances de la demande de rappel, [entendre les parties] et déterminer le résultat dans un délai maximum de 4 semaines.

Le ou les coprésidents doivent être rappelés s'il s'avère qu'ils sont incapables de jouer le rôle de coprésident, empêchant délibérément le groupe de travail de progresser ou montrant des violations constantes et persistantes du PDP ou des règles du groupe de travail.

Le rapport du comité de rappel est publié sur la liste de diffusion du groupe de travail.

La décision du comité de rappel est définitive et exécutoire.

Chaque fois qu'un coprésident est démis de ses fonctions et rappelé, le coprésident restant assumera le rôle de président du groupe de travail jusqu'à ce qu'un ou plusieurs nouveaux coprésidents soient nommés. Si les deux coprésidents sont rappelés, le PDG d'AFRINIC doit, de toute urgence, diriger la nomination par le groupe de travail d'un ou plusieurs coprésidents par intérim via la liste de diffusion ou lors de la réunion de politique publique. Si aucun consensus ne peut être atteint, le Conseil d'administration nommera le(s) coprésident(s) par intérim du groupe de travail dans les deux semaines suivant la constatation de l'absence de consensus.

3.3.5. Démission du coprésident

Si un coprésident démissionne, le coprésident restant assumera le rôle de président du groupe de travail jusqu'à la nomination d'un ou de nouveaux coprésidents.

Si les deux coprésidents démissionnent, le PDG d'AFRINIC dirigera la nomination par le groupe de travail d'un ou de plusieurs coprésidents par intérim via la liste de diffusion ou lors de la réunion de politique publique. Si aucun consensus ne peut être atteint, le conseil d'administration nommera des coprésidents par intérim pour le groupe de travail.

Le président par intérim agira jusqu'à la nomination du ou des nouveaux coprésidents.

3.3.6 Groupe de travail des opérations (PDWG) 

3.3.6.1 Modération des discussions et sessions des groupes de travail

Le défi de la gestion des séances du groupe de travail sur l'élaboration des politiques consiste à trouver un équilibre entre la nécessité d'un examen ouvert et équitable des problèmes et la nécessité d'aller de l'avant. Le groupe de travail, dans son ensemble, a la responsabilité finale de trouver cet équilibre. Les coprésidents des groupes de travail ont la responsabilité de superviser le processus.

Pour faciliter la progression vers l'avant, les coprésidents du groupe de travail peuvent décider de rejeter ou de différer la contribution d'un individu en fonction des critères suivants :

• Vieux: L'entrée se rapporte à un sujet qui a déjà été résolu et est redondante avec des informations précédemment disponibles ;
• Mineurs: La contribution est nouvelle et se rapporte à un sujet qui a déjà été résolu, mais elle est ressentie comme étant d'importance mineure pour la décision existante ;
• Temps de livraison: La contribution porte sur un sujet que le groupe de travail n'a pas encore ouvert à la discussion ;
• Objectif: La contribution sort du cadre des discussions ou du groupe de travail

3.3.7 Comportements individuels

À l'occasion, une ou plusieurs personnes peuvent adopter un comportement sur une liste de diffusion qui, de l'avis des coprésidents du groupe de travail, perturbe les progrès du groupe de travail ou va à l'encontre des codes de conduite applicables.

À moins que le comportement perturbateur ne soit suffisamment grave pour qu'il doive être arrêté immédiatement, les coprésidents doivent tenter de décourager le comportement perturbateur en communiquant directement avec l'individu fautif. Si le comportement persiste, les coprésidents doivent envoyer au moins un avertissement public sur la liste de diffusion. L'avertissement doit clairement exposer ce qui est mis en garde contre l'individu et la base du jugement du coprésident.

En dernier recours, et généralement après un ou plusieurs avertissements explicites, et si le comportement persiste, les coprésidents du groupe de travail peuvent suspendre les privilèges d'affichage de la liste de diffusion de l'individu perturbateur pour une période ne dépassant pas 30 jours. L'application de cette restriction doit être progressive. Si l'individu reprend le même comportement ou pire, la période de restriction peut augmenter.

Même lorsque les privilèges de publication sont suspendus, la personne ne doit pas être empêchée de recevoir des messages publiés sur la liste.

D'autres solutions de contrôle des listes de diffusion peuvent être envisagées. Le groupe de travail doit avoir adopté ces solutions.

Comme toutes les autres décisions des coprésidents des groupes de travail, toute suspension des privilèges d'affichage est susceptible d'appel.

3.3.8 Réunion de politique publique

Une réunion de politique publique (PPM) est une réunion ouverte à la communauté au cours de laquelle des propositions de politiques sont discutées dans le cadre du processus d'élaboration de politiques (PDP).

Le conseil d'administration d'AFRINIC appelle les PPM conformément à l'article 11.2 des statuts.

Si un coprésident ne peut pas participer à une réunion sur les politiques publiques, le deuxième coprésident présidera la réunion.

Si les deux coprésidents ne peuvent pas participer à une réunion, le groupe de travail désignera temporairement une (1) personne pour diriger la séance. Si le groupe de travail ne peut nommer un président provisoire, le conseil d'administration nomme un président provisoire. À défaut par le conseil de nommer un président provisoire, la séance est ajournée.

Le président temporaire nommé ci-dessus dirigera les discussions conformément à l'ordre du jour mais ne peut pas déterminer le consensus sur les propositions politiques. Il fournira les procès-verbaux des réunions à la liste de diffusion et permettra aux coprésidents de prendre le relais.

Bien que la discussion ouverte et la contribution soient essentielles au succès du groupe de travail, les coprésidents sont chargés d'assurer les progrès. Lorsque cela est acceptable pour le groupe de travail, les coprésidents peuvent demander une participation restreinte (mais pas une présence restreinte !) Aux réunions de politique publique dans le but de réaliser des progrès. Les coprésidents du groupe de travail ont alors la responsabilité de refuser d'accorder la parole à toute personne qui n'est pas préparée ou qui couvre un matériel inapproprié ou qui, de l'avis des coprésidents, perturbe le processus du groupe de travail.

Consensus 3.3.9

Le groupe de travail prend ses décisions par consensus tel que défini dans le PDP

3.3.10 Appels

3.3.10.1 Suspension des privilèges d'affichage

[Toute personne dont les privilèges d'inscription à la liste de diffusion ont été suspendus par les coprésidents du groupe de travail peut faire appel de la décision auprès du comité d'appel, tel que prescrit dans le processus d'élaboration des politiques. Le comité d'appel évaluera les circonstances, entendra les coprésidents et le plaignant et prendra une décision. Le comité d'appel peut ordonner que la décision des coprésidents soit annulée si elle est disproportionnée ou injustifiée compte tenu de la gravité du comportement.]

La décision du PDG est définitive et exécutoire.

3.3.10.2 Nomination des coprésidents

Une personne qui n'est pas d'accord avec les mesures prises par un coprésident concernant le processus de nomination [peut] suivre le processus de résolution des conflits tel que défini dans le PDP.

Les mesures prises par le conseil d'administration concernant le processus de nomination sont définitives et exécutoires

Version 5: AFPUB-2020-GEN-002-DRAFT05

• Modifier la section 3.3.3 et clarifier les exigences pour les candidats à la coprésidence (expériences PDP et présence PPM)
• Modifier la section 3.3.10.1 et préciser que l'appel contre la "suspension des droits d'affichage" doit être traité par le comité d'appel
• Modifier la section 3.3.10.2 : remplacer "doit" par "peut"*

Version 4 : AFPUB-2020-GEN-001-DRAFT04

• Clarifier les paragraphes de l'article 3.3 modifié
• Ajouté que la proposition obsolète la section 3.5.3 de la RPC
• Faire en sorte que le PDG (au lieu du président du conseil) dirige le consensus du groupe de travail en l'absence du coprésident (sections 3.3.3, 3.3.4 et 3.3.5)
• Ordonner que les appels relatifs au code de conduite soient traités par le PDG (au lieu du président du conseil) (section 3.3.10.1)
• Mettre à jour les conditions de rappel des coprésidents ( section 3.3.4)
• Ajouter des dispositions pour la composition du comité de rappel (section 3.3.4)
• Clarifier la base des décisions du PDG sur les appels contre la suspension des privilèges de publication du groupe de travail (section 3.3.10.1)

Version 3 : AFPUB-2020-GEN-001-DRAFT03

- Faire en sorte que le conseil nomme un ou plusieurs coprésidents par intérim au lieu du président du conseil
- Fixer une limite de temps pour la nomination intérimaire du coprésident par le conseil
- Définir le collège électoral de classement pour les anciens coprésidents du PDPWG, les anciens présidents du conseil d'administration et les anciens PDG
- Ajouter des dispositions pour le rappel des deux coprésidents

Version 2 : AFPUB-2020-GEN-001-DRAFT02

• Section 3 - Descriptif
• Proposition 3.3.8 - Mise à jour textuelle
• Proposition 3.4.2 - Mise à jour textuelle

22 Juillet 2020 

Version 1 : AFPUB-2020-GEN-001-DRAFT01

Initiales draft publié sur rpd formaté