(Realizado no Centro Internacional de Convenções Gaborone, Botswana)
Presente:
Sr. Alan Barrett (AB) Diretor Executivo
Sunday Folayan (SF) Presidente África Ocidental
Sr. Haitham El Nakhal (HN) Vice-presidente da África do Norte
Lucky Masilela (LM) Membro África Austral
Abibu Ntahigiye (AN) Membro África Oriental
Christian Bope (CB) Membro África Central
Krishna Seeburn (KS) Membro Oceano Índico
Aminata A Garba (AG) Membro não geográfica
Andrew Alston (AA) Membro não geográfico
Em atendimento:
Sr. Ashok Radhakissoon Consultor jurídico
Agenda:
1.0 Endereço de boas-vindas e revisão da agenda
2.0 Relatório de Atividades de Gestão
2.1 Finanças (Remotamente) - Patrisse Deesse
2.2 RH e Admin (Remotamente) - Yavisht Toolseeya
2.3 Pesquisa e Desenvolvimento (Remotamente) - Amreesh Phokeer
2.4 Serviços para membros - Arthur Carindal
2.5 TI e Engenharia - Daniel Shaw
2.6 Treinamento e Capacitação - Mukom Tamon
2.7 Comunicações e RP - Vymala Thuron
2.8 Relações Externas - Vymala Thuron
3.0 Aprovação de Draft Ata da reunião datada de 11 de maio de 2016
4.0 Revisão da lista de itens de ação
5.0 Resoluções a serem ratificadas
5.1 Publicação de demonstrações financeiras
6.0 Relatório dos Comitês
Relatório de auditoria 6.1
6.2 Comitê de Finanças
6.3 Comitê de Remuneração
6.4 Comitê de Recrutamento de COO
6.5 Comitê de revisão do secretário da empresa
6.6 Comitê de Sócios Associados
7.0 Viagens de bordo
7.1 Plano de viagem a bordo 2016
7.2 Retiro do Conselho em Maurício - Draft Programa
8.0 Procedimentos AGMM 2016
9.0 Governança Corporativa / Comitê de Governança
10.0 Revisão de responsabilidade / atualização do estatuto
11.0 AOB
11.1 Email de Adiel Akplogan
NEGÓCIOS DO DIA
1.0 Endereço de boas-vindas e revisão da agenda
O Presidente, SF deu as boas-vindas aos membros presentes e abriu a reunião às 09:30, hora local do Botswana.
Foi realizada uma revisão da Agenda. O CEO, AB, propôs considerar o Relatório de Atividades de Gestão como o primeiro item da agenda para iniciar a reunião.
Moção proposta para adotar a ordem do dia conforme emendada. Proposto por HE e AN apoiado.
2.0 Relatório de Atividades de Gestão
2.1 Finanças (Remotamente) - Patrisse Deesse
2.2 RH e Admin (Remotamente) - Yavisht Toolseeya
2.3 Pesquisa e Desenvolvimento (Remotamente) - Amreesh Phokeer
2.4 Serviços para membros - Arthur Carindal
2.5 TI e Engenharia - Daniel Shaw
2.6 Treinamento e Capacitação - Mukom Tamon
2.7 Comunicações e RP - Vymala Thuron
2.8 Relações Externas - Vymala Thuron
A equipa de gestão da AFRINIC fez as suas respectivas apresentações / relatórios de actividades ao Conselho de Administração conforme listado acima.
Verificou-se que o Centro de Recuperação de Desastres está atualmente sediado na Cidade do Cabo, o que está em contradição com a decisão de 2013 de realizar o Centro de Recuperação de Desastres no Egito. O Conselho deve considerar e aconselhar o TI e Engenharia em conformidade.
Item de ação 201606.01: O Conselho deve considerar a localização do Centro de Recuperação de Desastres.
O presidente sugeriu que a apresentação de Mukom Tamon pudesse ser usada como modelo para relatórios futuros. O Conselho solicitou ao Chefe de Comunicação e RP em exercício para coletar feedback e entender por que alguns patrocinadores anteriores não estão mais patrocinando eventos AFRINIC. Lucky Masilela compartilhou sua opinião de que as apresentações da equipe deveriam ser feitas ao CEO e ao CEO para produzir um resumo para o Conselho. O Presidente fez um resumo dos eventos históricos que levaram à apresentação do Relatório de Atividades de Gestão durante a reunião presencial do Conselho. O Presidente propôs que, quando o COO for recrutado, um Comitê Executivo possa ser criado para reduzir a interação do Conselho e da Administração.
O Conselho concordou que o relatório de cada gerente deve ser mais curto.
A diretoria faz uma pausa para o almoço às 12h35 e recomeça às 14h
3.0 Aprovação de Draft Ata da reunião datada de 11 de maio de 2016
Resolução 201606.285
O Conselho aprovou a ata da reunião do Conselho realizada em 11 de maio de 2016 conforme apresentada pelo Secretariado.
HE proposto. KS destacado. Resolução aprovada por unanimidade.
4.0 Revisão de itens de ação em aberto
Item de ação 201605.01
O Presidente do Comitê de Auditoria, AA, para divulgar o draft demonstrações financeiras ao Conselho.
Status: Item de ação a ser fechado. O Presidente do Comitê de Auditoria divulgou o draft Demonstração Financeira em 11 de maio de 2016.
Item de ação 201604.04
Membros associados a serem incluídos na ordem do dia da próxima reunião do Conselho.
Status: Item de ação a ser fechado.
O Comitê Adhoc reportou-se à Diretoria.
5.0 Relatório dos Comitês
Relatório de auditoria 5.1
O Presidente da Comissão de Auditoria, AA, apresentou o Relatório de Auditoria ao Conselho.
Houve uma discussão sobre os detalhes do relatório e o nível apropriado de detalhes.
[RETIRADO]
Entrar na Sessão Executiva às 14:38
++++++++
Saia da Sessão Executiva às 14h44
[RETIRADO]
Observou-se que as taxas recorrentes dos membros existentes não são suficientes para cobrir as despesas da AFRINIC no futuro e que dependemos de outras fontes de receita adicional.
AA também informou o Conselho sobre as recomendações da PriceWaterHouseCoopers sobre o controle de gestão e processos financeiros.
O Comitê de Auditoria deve produzir um relatório ao Conselho; e o relatório será usado para preparar o relatório da comunidade.
5.2 Comitê de Finanças
Kris Seeburn fez apresentação ao Comitê de Finanças, com destaque para a revisão da estrutura de taxas.
[RETIRADO]
LM propôs a draft uma delegação de autoridade para capacitar o CEO em certas questões de finanças, RH e administração.
O presidente solicitou a estrutura de taxas até o final de julho de 2016.
Item de ação 201606.02
O Comitê de Finanças deve concluir a estrutura de taxas até o final de julho de 2016 e se reportar ao Conselho.
5.3 Comitê de Remuneração
AG informou que o Comitê está atualmente fazendo a avaliação do CEO e os KPIs. Um questionário foi enviado ao CEO para preenchimento, então será tomada uma decisão sobre o desempenho e o aumento salarial. O CEO deve devolver o questionário ao Comitê de Remuneração.
O Presidente solicitou que AG compartilhasse o documento mestre sobre o recrutamento do CEO.
Item de ação 201606.03
O Comitê de Remuneração deve compartilhar o documento mestre sobre o recrutamento do CEO na lista de mala direta do Conselho.
5.4 Comitê de Recrutamento de COO
O presidente pediu a LM para ser o presidente do Comitê de recrutamento COO e AB como secretário. Concordou-se em convidar especialistas para auxiliar na realização de entrevistas e na pré-seleção de candidatos como COO. O Comitê circulará seu ToR para aprovação. O processo de recrutamento será gerido pelo Conselho e a Comissão receberá todos os comentários e CVs. A previsão é de que o processo demore cerca de 6 meses para ser concluído.
Item de ação 201606.04
O CEO para finalizar o perfil de trabalho do COO.
[RETIRADO]
Pausa para o chá às 16:10
6.0 Reunião com o Conselho de Anciãos às 16:17
Presente:
Dr. Nii Quaynor (NQ)
Sr. Pierre Dandjinou (PD)
Desculpas:
Sr. Viv Padayatchy
Ausente:
Sra. Maimouna Diop
O presidente deu as boas-vindas aos CoEs e pediu desculpas pelo atraso, que resultou na necessidade de Viv Padayatchy para outra reunião.
A ordem do dia foi distribuída antes da reunião.
Agenda:
1. Comitê de Governança
2. RIR Responsabilidade
3. Revisão da norma
4. AoB
1. Comitê de Governança
O Presidente SF informou o CoE sobre a situação do Comitê de Governança. O ToR foi drafted e informados que a eleição dos membros do Comitê está sendo adiada para a reunião de novembro de 2016. O presidente pediu comentários. PD perguntou se informações suficientes foram divulgadas sobre o trabalho do Comitê de Governança.
O CEO relatou que o ToR foi distribuído na lista de discussão e amplamente discutido com a comunidade em Pointe Noire em novembro de 2015. NQ destacou que existem outras listas de discussão além da lista de membros; e que o PD não está na lista de membros. Qualquer membro da comunidade que não esteja na lista de membros pode não ter recebido as informações.
O CEO reiterou que precisamos informar a comunidade, mas a governança de como administrar a empresa diz respeito aos membros; mas reconheceu que as informações poderiam ser mais amplamente divulgadas.
O presidente acrescentou que a comunidade precisa saber que estamos passando pelo processo e considerou que os comentários de NQ são um feedback muito importante.
2. RIR Responsabilidade e 3. Revisão do estatuto
O CEO informou sobre o RIR Revisão de responsabilidade e os requisitos para o RIRs contratar um escritório de advocacia para revisar nossos procedimentos e estatutos; e a revisão das deficiências da empresa, bem como das lacunas do Estatuto Social. Ele explicou que uma lista de questões e medidas corretivas propostas serão apresentadas à comunidade na reunião do AFRINIC-24 atualmente em andamento, com o objetivo de alterar o estatuto na reunião do AFRINIC-25 em seis meses. O Presidente SF reconheceu que existem alguns pontos que o Dr. Nii Quaynor espera dele e que ele voltará atrás.
NQ se desculpou por uma reunião da qual deveria comparecer e deixou a sala de reuniões às 16:40.
O Conselho está vinculado a um Acordo de Não Divulgação (NDA), mas o CoE não está vinculado a um NDA e as informações não podem ser compartilhadas com o CoE; embora o Conselho deseje compartilhar mais informações com o CoE. O Conselho gostaria que o CoE considerasse os requisitos para um NDA. PD consultará o CoE e voltará.
Reunião encerrada com CoE encerrada às 17h05
Retomada da agenda do conselho cont.
5.5 Comitê de revisão do secretário da empresa
O Comitê se reuniu ontem, KS apresentará um relatório ao Conselho o mais rápido possível.
5.6 Comitê de Sócios Associados
AN relatou que nenhuma ação concreta foi realizada, exceto a compreensão dos problemas e das categorias de membros. O Comitê precisa de mais tempo para finalizar a questão e apresentará um relatório. No passado, havia alguns membros associados, mas os requisitos ou o processo de inscrição não eram claros. O Presidente relembrou que o objetivo da reunião é estabelecer uma estrutura para a admissão de novos Membros Associados.
O CEO disse que já respondeu à solicitação específica em questão, dizendo que a Diretoria está analisando o processo de admissão do Membro Associado.
AA declarou que o comitê deve expressar suas opiniões sobre os direitos dos Membros Associados. É muito difícil admitir alguém sem clareza sobre os direitos do Membro Associado. Os direitos são muito obscuros e precisam ser considerados. O ToR do comitê deve ser feito nas próximas 48 horas e enviado por e-mail.
Item de ação 201606.05: O Comitê de Sócios Associados para draft seu Termo de Referência e enviado ao Conselho para aprovação.
5.7 Comitê de Revisão do MoU
O Presidente, SF lembrou ao Conselho que ele chegou no segundo dia do retiro em Pointe Noire e há uma solicitação pendente a partir desse retiro para revisar os MoUs que a AFRINIC tem atualmente. O Presidente propôs constituir um comitê a ser criado para revisar os MoUs e apresentá-los ao Conselho.
O Comitê será composto por HN, CB, AA e AB.
6.0 Resoluções a serem ratificadas
6.1 Publicação de demonstrações financeiras
Resolução 201606.284
CONSIDERANDO que as demonstrações financeiras para o ano findo em 31 de dezembro de 2015 foram preparadas e auditadas;
CONSIDERANDO que se espera que o Conselho aprove as demonstrações financeiras antes que os auditores assinem seu relatório;
PORTANTO, RESOLVIDO que o Conselho aprove as demonstrações financeiras do exercício findo em 31 de dezembro de 2015.
AA proposto e KS destacado. Resolução aprovada por unanimidade.
7.0 Viagens de bordo
7.1 Plano de viagem a bordo 2016
AG ressaltou que deve haver um processo adequado no que diz respeito à seleção das viagens da diretoria e não a partir da proposta do CEO. O presidente e o CEO devem trabalhar em um processo para o plano de viagens da diretoria. AA propôs que, se um membro da diretoria for viajar para uma reunião da AFRINIC, deverá preparar um relatório adequado ao retornar.
7.2 Retiro do Conselho em Maurício - Draft Programa
O Conselho alterou as datas do Retiro do Conselho a ser realizado de 6 a 9 de julho de 2016;
e a posse do novo Administrador a ser feita a 5 de julho de 2016.
O Assistente Executivo para redraft e para circular o Draft Programa com base nas alterações acima.
Item de ação 201606.07: O Assistente Executivo para redraft e para circular o Draft Programa com base nas alterações.
8.0 Procedimentos AGMM 2016
Houve uma discussão sobre a capacidade dos membros do Conselho de falar em plenário na qualidade de membros da comunidade.
O presidente deve lembrar aos presidentes do PDP que os membros da diretoria podem participar das discussões do PDP.
9.0 Governança Corporativa / Comitê de Governança
10.0 Revisão de responsabilidade / atualização do estatuto
Os itens 9.0 e 10.0 da agenda acima são conforme discussão com o CoE.
11.0 AOB
11.1 Email de Adiel Akplogan
Entrar na Sessão Executiva às 17:56
++++++++
Saia da Sessão Executiva às 16h22
O Presidente enviará uma declaração à lista de membros da seguinte forma;
<<< Nossa atenção foi chamada para uma mensagem de e-mail contendo alegações de racismo dentro da comunidade AFRINIC e subsequente cobertura da imprensa.
O Conselho da AFRINIC tem tolerância zero para o racismo e isso está claramente refletido no Código de Conduta da Comunidade disponível em http://afrinic.net/en/community/code-of-conduct Os membros da comunidade devem estar atentos a isso em suas interações, seja pessoalmente ou online. >>>
11.2 Recomendação de nomeação de auditores
Resolução 201606.286
CONSIDERANDO QUE o desempenho da PriceWaterhouseCoopers foi considerado satisfatório no exercício de 2015;
O CONSELHO resolve recomendar a recondução da PriceWaterhouseCoopers para o exercício de 2016.
AA proposto. CB destacado. Resolução aprovada por unanimidade.
